Políticas de privacidad
AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
EL PRESENTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA, Y CÓMO PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. LÉALO ATENTAMENTE.
Uso y divulgación de información médica
El Hospicio del Condado de Santa Cruz (“Hospicio”) puede utilizar su información médica con el fin de proporcionarle tratamiento, obtener el pago por su atención y llevar a cabo operaciones de atención médica. El Hospicio ha establecido políticas para proteger contra el uso y la divulgación innecesarios de su información médica protegida.
A continuación se resume en qué circunstancias y con qué fines se puede utilizar y divulgar su información médica.
Proporcionar tratamiento: El hospicio puede utilizar su información médica para coordinar la atención dentro del hospicio y con otras personas involucradas en su atención, como su médico de cabecera, los miembros del equipo interdisciplinario del hospicio y otros profesionales de la salud que hayan aceptado ayudar al hospicio a coordinar la atención. Por ejemplo, los médicos involucrados en su atención necesitarán información sobre sus síntomas para recetarle los medicamentos adecuados. El hospicio también puede divulgar su información médica a personas ajenas al hospicio que participen en su atención, incluidos familiares designados, farmacéuticos, proveedores de equipo médico u otros profesionales de la salud.
Para obtener el pago: El hospicio puede utilizar y divulgar su información médica protegida a otros proveedores para que puedan facturar y cobrar el pago por el tratamiento y los servicios que le han prestado. Por ejemplo, su aseguradora médica puede solicitar información sobre su estado de salud para poder reembolsar al hospicio. Su aseguradora también puede exigir que se obtenga una autorización previa para su atención, con una explicación de la necesidad de cuidados paliativos y de los servicios que se le prestarán.
Para llevar a cabo operaciones de atención médica.El hospicio puede utilizar y divulgar información médica para sus propias operaciones con el fin de facilitar el funcionamiento del hospicio y según sea necesario para proporcionar una atención de calidad a todos los pacientes del hospicio. Las operaciones de atención médica incluyen actividades tales como:
Actividades de evaluación y mejora de la calidad
Actividades diseñadas para mejorar la salud o reducir los costos de atención médica.
Desarrollo de protocolos, gestión de casos y coordinación de la atención.
Revisión profesional y evaluación del desempeño
Programas de formación, incluidos aquellos en los que los estudiantes, aprendices o profesionales de la salud aprenden bajo supervisión.
Formación de profesionales no sanitarios
Actividades de acreditación, certificación, concesión de licencias o acreditación.
Revisión y auditoría, incluyendo revisiones de cumplimiento, revisiones médicas, servicios legales y programa de cumplimiento.
Planificación y desarrollo empresarial, incluyendo la gestión de costos y análisis relacionados con la planificación, así como el desarrollo de formularios.
Gestión empresarial y actividades administrativas generales del hospicio.
Resolución de quejas dentro del hospicio
Cumplimiento de este aviso y de las leyes aplicables
Recaudación de fondos a beneficio del hospicio
Por ejemplo, Hospice puede utilizar su información médica para evaluar el desempeño del personal, combinar su información médica con la de otros pacientes de Hospice para evaluar cómo atender de manera más eficaz a todos los pacientes de Hospice, divulgar su información médica al personal de Hospice y al personal contratado con fines de capacitación, utilizar su información médica para comunicarse con usted como recordatorio de una visita, o comunicarse con usted como parte de envíos generales de información sobre recaudación de fondos y la comunidad (a menos que nos indique que no desea que nos comuniquemos con usted).
Para recordatorios de citas: El hospicio puede utilizar y/o divulgar su información médica para ponerse en contacto con usted y recordarle que tiene una cita para una visita a domicilio. El contacto puede realizarse por diversos medios (por ejemplo, teléfono, mensaje en el contestador automático, correo electrónico).
Para alternativas de tratamiento: El hospicio puede utilizar y/o divulgar su información médica para informarle o recomendarle posibles opciones o alternativas de tratamiento que puedan ser de su interés.
Para actividades de recaudación de fondos: Cierta información sobre usted (por ejemplo, nombre, dirección, número de teléfono, fechas en las que recibió atención) puede utilizarse para ponerse en contacto con usted o su familia con el fin de recaudar fondos para el hospicio. Si usted o sus familiares no desean que se pongan en contacto con ustedes, Habrá una oportunidad clara y visible para optar por no recibir futuras comunicaciones relacionadas con la recaudación de fondos incluidas en todos los envíos postales relacionados con la recaudación de fondos. Su solicitud puede incluir la eliminación de su información de una campaña de recaudación de fondos específica o de todas las campañas de recaudación de fondos. Su decisión de no ser contactado no afectará su tratamiento ni el pago que se le exige. Además, tiene derecho a cambiar su decisión en cualquier momento y volver a ser incluido en las listas de contactos.
Para socios comerciales: Hay algunos servicios que se prestan en nuestra organización a través de contratos con socios comerciales. Por ejemplo, podemos utilizar un servicio de copiado para hacer copias de su expediente médico. Cuando contratamos a empresas para que presten estos servicios, podemos divulgar su información médica a estas empresas para que puedan realizar el trabajo que les hemos encomendado. Sin embargo, para proteger su información médica, exigimos al socio comercial que proteja adecuadamente su información médica protegida.
Para las personas involucradas en su atención o en el pago de su atención: El hospicio puede compartir su información médica con un familiar u otra persona designada por usted que participe en su atención o en el pago de su atención. Podemos informar a su familia o amigos sobre su estado. Además, podemos divulgar información médica sobre usted a una entidad que participe en labores de socorro en caso de desastre, para que su familia pueda ser notificada sobre su estado y ubicación. Si no desea que se divulgue información sobre usted a las personas que participan en su atención, notifíquelo a la Oficina de Privacidad del Hospicio en la dirección que se indica a continuación. Tras el fallecimiento de una persona, podemos seguir divulgando cierta información médica a familiares, amigos y otras personas que hayan participado en su cuidado o en el pago de su atención. Además, el uso y la divulgación de la información médica de una persona solo se limita a un período de 50 años tras su fallecimiento.
Las normas federales de privacidad permiten a la agencia utilizar o divulgar su información médica sin su consentimiento o autorización en una serie de circunstancias especiales.
Cuando sea requerido por ley: El hospicio divulgará su información médica cuando así lo exija cualquier ley federal, estatal o local.
Cuando existen riesgos para la salud pública: El hospicio puede divulgar su información médica para actividades y fines públicos con el fin de:
Prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades, notificar enfermedades, lesiones, acontecimientos vitales como nacimientos o fallecimientos, y llevar a cabo actividades de vigilancia, investigación e intervención en materia de salud pública.
Informar sobre eventos adversos y defectos de los productos, realizar un seguimiento de los productos o permitir su retirada, reparación y sustitución, y llevar a cabo la vigilancia posterior a la comercialización y el cumplimiento de los requisitos de la Administración de Alimentos y Medicamentos.
Notificar a una persona que ha estado expuesta a una enfermedad contagiosa o que puede correr el riesgo de contraer o propagar una enfermedad.
Notificar al empleador sobre una persona que forma parte de la plantilla, tal y como exige la ley.
Para denunciar abusos, negligencia o violencia doméstica: El hospicio está autorizado a notificar a las autoridades gubernamentales si cree que un paciente es víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. El hospicio revelará esta información cuando lo exija o lo autorice específicamente la ley, o cuando el paciente dé su consentimiento para ello.
Para llevar a cabo actividades de supervisión sanitaria: El hospicio puede divulgar su información médica a una agencia de supervisión sanitaria para actividades que incluyen auditorías, investigaciones administrativas o penales, inspecciones, concesión de licencias o medidas disciplinarias. Sin embargo, el hospicio no puede divulgar su información médica si usted es objeto de una investigación y su información médica no está directamente relacionada con la recepción de atención médica o prestaciones públicas.
En relación con procedimientos judiciales y administrativos: El hospicio puede divulgar su información médica en el curso de cualquier procedimiento judicial o administrativo en respuesta a una orden de un tribunal judicial o administrativo, según lo autorice expresamente dicha orden, o en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal, pero solo cuando el hospicio haga esfuerzos razonables para notificarle sobre la solicitud u obtener una orden que proteja su información médica.
Para fines de aplicación de la ley: Según lo permita o lo exija la legislación estatal, Hospice podrá divulgar su información médica a un agente del orden público con determinados fines relacionados con la aplicación de la ley, tal y como se indica a continuación.:
Según lo exige la ley para informar sobre determinados tipos de heridas u otras lesiones físicas de conformidad con una orden judicial, orden de detención, citación o proceso similar.
Con el fin de identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o
persona desaparecida
En determinadas circunstancias limitadas, cuando usted es víctima de un delito.
A un agente de la ley si Hospice sospecha que su fallecimiento fue resultado de una conducta delictiva, incluida una conducta delictiva en Hospice.
En caso de emergencia para denunciar un delito
Para demandas y disputas: Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos divulgar su información médica en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar su información médica en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por parte de otra persona involucrada en la disputa. HSCC no crea ni mantiene notas de psicoterapia. Si el hospicio mantiene registros de tratamiento de trastornos por consumo de sustancias protegidos por la ley federal (42 C.F.R. Parte 2), dichos registros no se utilizarán ni divulgarán sin permiso por escrito o una orden judicial. Una orden judicial que autorice el uso o la divulgación debe ir acompañada de una citación u otro requisito legal que obligue a la divulgación antes de que se utilice o divulgue el registro.
A los forenses y médicos forenses: El hospicio puede divulgar su información médica a médicos forenses y examinadores médicos con el fin de determinar la causa de su fallecimiento o para otras funciones, según lo autorice la ley.
A los directores de funerarias: El hospicio puede divulgar su información médica a los directores de funerarias de conformidad con la legislación aplicable y, si es necesario, para que estos puedan llevar a cabo sus funciones en relación con los preparativos de su funeral. Si es necesario para el desempeño de sus funciones, el hospicio puede divulgar su información médica antes de su fallecimiento y en previsión del mismo.
Facilitar la solicitud del paciente para la donación de órganos, ojos o tejidos: El hospicio puede utilizar o divulgar su información médica a organizaciones de obtención de órganos u otras entidades dedicadas a la obtención, almacenamiento o trasplante de órganos, ojos o tejidos con el fin de facilitar la donación y el trasplante.
Con fines de investigación: En determinadas circunstancias, su información médica puede utilizarse o divulgarse con fines de investigación. Antes de que Hospice divulgue cualquier información médica suya con tales fines, el proyecto se someterá a un exhaustivo proceso de aprobación. No obstante, podemos utilizar su información médica para preparar la realización de un proyecto de investigación, por ejemplo, para buscar pacientes con necesidades específicas, siempre y cuando la información médica revisada no salga de nuestra entidad.
En caso de amenaza grave para la salud o la seguridad: El hospicio puede, de conformidad con la legislación aplicable y las normas éticas de conducta, divulgar su información médica si, de buena fe, considera que dicha divulgación es necesaria para prevenir o reducir una amenaza grave o inminente para su salud, su seguridad o la salud y la seguridad del público.
Para funciones gubernamentales específicas: En determinadas circunstancias, las regulaciones federales autorizan a Hospice a utilizar o divulgar su información médica para facilitar funciones gubernamentales específicas relacionadas con actividades militares y de veteranos, seguridad nacional e inteligencia, servicios de protección para el presidente y otras personas, determinaciones de aptitud médica y reclusos y custodia policial.
Para la indemnización por accidente laboral: El hospicio puede divulgar su información médica para programas de compensación laboral o similares.
Autorización para utilizar o divulgar información médica
Aparte de lo mencionado anteriormente, Hospice no divulgará su información médica sin su autorización por escrito. Si usted o sus representantes autorizan a Hospice a utilizar o divulgar su información médica, puede revocar dicha autorización por escrito en cualquier momento. Si revoca su permiso, Hospice dejará de utilizar o divulgar su información médica por los motivos cubiertos por su autorización por escrito. Hospice no puede retirar ninguna divulgación que ya se haya realizado con su permiso. Hospice está obligado a conservar los registros de la atención que le ha prestado. Los casos específicos que requieren autorización por escrito son:
Comercialización: Se requiere autorización antes de que podamos utilizar su información médica con fines de mercadotecnia. Si Hospice va a recibir una remuneración en relación con la mercadotecnia, Hospice debe informarle de ello como parte de la información de autorización.
Venta de información médica: La venta de su información médica está permitida para determinados fines. Se requiere su autorización antes de que podamos vender su información médica. Si Hospice va a recibir una remuneración en relación con la venta, Hospice debe informarle de ello como parte del proceso de autorización.
Investigación: Con fines de investigación, se permiten ciertos usos de su información médica anonimizada sin su autorización. En los casos en que el uso no permita la anonimización, se requiere su autorización. Existen normas estrictas que regulan dicho uso.
Sus derechos con respecto a su información médica
Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información médica que mantiene Hospice:
Derecho a solicitar restricciones: Usted puede solicitar restricciones sobre ciertos usos y divulgaciones de su información médica. Tiene derecho a solicitar que Hospice limite la divulgación de su información médica a personas que no estén involucradas en su atención o en el pago de su atención. Sin embargo, Hospice no está obligado a aceptar su solicitud en todos los casos. Usted puede solicitar, y Hospice debe cumplir con, una solicitud de restricción para no divulgar su información médica a su plan de salud cuando haya pagado el tratamiento íntegramente de su bolsillo. Sin embargo, existen condiciones y excepciones. Si desea solicitar restricciones, comuníquese con la Oficina de Privacidad de Hospice para obtener un formulario de solicitud por escrito.
Derecho a recibir comunicaciones confidenciales: Usted tiene derecho a solicitar que Hospice se comunique con usted de una manera determinada. Por ejemplo, puede solicitar que Hospice solo mantenga comunicaciones relacionadas con su información médica en privado, sin la presencia de otros familiares. Si desea recibir comunicaciones confidenciales, comuníquese con la Oficina de Privacidad de Hospice. Hospice no le pedirá que justifique su solicitud e intentará satisfacer sus solicitudes razonables de comunicaciones confidenciales.
Derecho a revisar y copiar su información médica: Usted tiene derecho a inspeccionar y/o recibir una copia de su información médica. Si solicita una copia electrónica de su expediente médico, Hospice le proporcionará una copia de la parte de su expediente que mantenemos electrónicamente en la forma o formato que solicite, si es fácilmente reproducible. Cualquier parte de su expediente que no mantengamos electrónicamente se le proporcionará en formato impreso. Puede solicitarnos que “transmitamos” la información médica mantenida electrónicamente a un tercero, siempre que dicho tercero esté claramente identificado junto con el modo de entrega deseado.
Las solicitudes para inspeccionar o recibir una copia de los registros que contienen su información médica deben realizarse por escrito a la Oficina de Privacidad del Hospicio. Si solicita una copia de la información, el Hospicio puede cobrarle una tarifa por los costos de copia, envío por correo, medios electrónicos u otros suministros relacionados con su solicitud. El Hospicio le responderá lo antes posible, a más tardar 30 días después de recibir su solicitud por escrito. Hay ciertas situaciones en las que Hospice no está obligado a cumplir con su solicitud.
En estas circunstancias, Hospice responderá por escrito indicando por qué no se concederá su solicitud y describiendo los derechos que usted tiene para solicitar una revisión de la denegación.
Divulgación posterior de información médica: La información médica protegida (PHI) divulgada de conformidad con la HIPAA puede ser divulgada nuevamente por el destinatario y puede dejar de estar protegida por la Norma de Privacidad de la HIPAA, salvo que la ley exija lo contrario. Los registros de trastornos por consumo de sustancias protegidos por el título 42 del Código de Regulaciones Federales (CFR), parte 2, siguen estando sujetos a las restricciones federales de confidencialidad en materia de divulgación, salvo que se autorice lo contrario o exista una excepción.
Derecho a modificar la información médica: Usted o su representante tienen derecho a solicitar que Hospice modifique sus registros si consideran que su información médica es incorrecta o está incompleta. Esa solicitud puede realizarse siempre y cuando la información sea conservada por Hospice. La solicitud de modificación de los registros debe realizarse por escrito a la Oficina de Privacidad de Hospice. Hospice puede rechazar la solicitud si no se realiza por escrito o no incluye el motivo de la modificación.
La solicitud también puede ser denegada si sus registros médicos no fueron creados por Hospice, si los registros que solicita no forman parte de los registros de Hospice, si la información médica que desea modificar no forma parte de la información médica que usted o su representante están autorizados a inspeccionar y copiar, o si, en opinión de Hospice, los registros que contienen su información médica son precisos y completos.
Derecho a recibir un informe de las divulgaciones: Usted tiene derecho a recibir una lista por escrito de ciertas divulgaciones que Hospice ha hecho de su información médica protegida. Puede solicitar que se le proporcionen las divulgaciones realizadas hasta seis (6) años antes de su solicitud. Hospice está obligado a proporcionar una lista de todas las divulgaciones, excepto las siguientes:
Para el tratamiento
Para la facturación y el cobro del pago de su tratamiento.
Para operaciones de atención médica en hospicios
Que se produce como subproducto de los usos y divulgaciones permitidos.
Realizado por usted, solicitado por usted o autorizado por usted.
Destinado a personas involucradas en su cuidado o con fines de ayuda en caso de catástrofes.
Permitido por ley cuando el uso y/o la divulgación se refieren a determinadas funciones gubernamentales especializadas o se refieren a instituciones penitenciarias y en otras situaciones de custodia policial.
Como parte de un conjunto limitado de información que no contiene ciertos datos que podrían identificarte.
La lista incluirá la fecha de la divulgación, el nombre (y la dirección, si está disponible) de la persona u organización que recibe la información, una breve descripción de la información divulgada y el propósito de la divulgación. Para solicitar esta lista o el registro de divulgaciones, debe enviar su solicitud en el formulario correspondiente, que puede obtener poniéndose en contacto con la Oficina de Privacidad del Hospicio en la dirección que se indica a continuación.
Derecho a recibir una copia impresa de este aviso: Usted o su representante tienen derecho a obtener una copia adicional de este Aviso en cualquier momento, incluso si ya lo han recibido anteriormente. Para obtener una copia adicional, comuníquese con la Oficina de Privacidad del hospicio.
El paciente o su representante también pueden obtener una copia de la versión actualizada del Aviso de prácticas de privacidad de Hospice en nuestro sitio web: www.hospicesantacruz.org.
Funciones del hospicio
El hospicio está obligado por ley a mantener la privacidad de su información médica y a proporcionarle a usted o a su representante el Aviso sobre sus obligaciones y prácticas de privacidad. El hospicio está obligado a cumplir con los términos de este Aviso, que podrá ser modificado periódicamente. El hospicio se reserva el derecho de cambiar los términos de su Aviso y de hacer que las nuevas disposiciones del Aviso sean efectivas para toda la información médica que mantiene. Si el hospicio cambia su aviso, le proporcionará una copia del Aviso revisado a usted o a su representante designado. Usted o su representante personal tienen derecho a presentar quejas al hospicio y al Secretario del DHHS si usted o su representante consideran que se han violado sus derechos de privacidad. Cualquier queja al hospicio debe presentarse por escrito a la Oficina de Privacidad del hospicio. El hospicio le anima a expresar cualquier inquietud que tenga con respecto a la privacidad de su información. No se tomarán represalias de ningún tipo por presentar una queja.
Persona de contacto
El hospicio ha designado al responsable de privacidad como persona de contacto para todas las cuestiones relacionadas con la privacidad de los pacientes y sus derechos según las normas federales de privacidad.
Fecha de entrada en vigor
Este aviso entrará en vigor el 16 de febrero de 2026.
SI TIENE ALGUNA PREGUNTA SOBRE ESTE AVISO,
POR FAVOR, CONTACTE CON:
Oficina de Privacidad
Hospicio del condado de Santa Cruz
940 Disc Drive Scotts Valley, CA 95066
(831) 430-3000